Prozessoptimierung: Mit Kontinuität zu höherer Effizienz (2023)

Eingespielte Prozesse, die kontinuierliche Mehrwerte und Erfolge generieren, stellen ein Ideal dar. Im Streben nach Verbesserungen, Effektivität und Effizienz bilden reibungslose Abläufe, die sicher zum Ziel führen, das höchste Gut.

Dorthin ist der Weg oft weit, aber nicht unmöglich zu gehen. Wir kennen es aus dem Kontext zahlreicher neuer Projekte, dass zahlreiche Sprints, Iterationen und Updates nötig sind, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten.

Ähnlich verhält es sich bei bestehenden Prozessen: Um diese effektiv zu halten oder gar auf eine höhere Stufe zu heben, sind Optimierungen nötig. Möchten Unternehmen wettbewerbsfähig, rentabel und fortschrittlich agieren, müssen sie immer wieder Anpassungen und Verbesserungen vornehmen.

Dieser Artikel setzt sich detailliert mit der Prozessoptimierung auseinander. Er beleuchtet den Begriff, zeigt Methoden auf und erklärt die wichtige Rolle der datengestützten Arbeit in diesem Kontext.

Was ist Prozessoptimierung? Die Definition

Bei der Prozessoptimierung werden bestehende Abläufe und Vorgehensweisen systematisch und zielgerichtet verbessert. Unter anderem sind Unternehmen hier bestrebt, die Arbeit an sich, geschäftliche Aspekte oder die Produktion effektiver und effizienter zu gestalten. Dabei spielt der Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen eine wichtige Rolle.

Anders als bei einer kompletten Neugestaltung geht es hier darum, mit bereits bestehenden Prozessen zu arbeiten.

Wichtig ist dabei das Denken in Abschnitten und Zwischenzielen. Denn so richtig ist eine Prozessoptimierung nie abgeschlossen: Selbst bei festgestellten Erfolgen gibt es immer noch Verbesserungspotenzial – für zum Beispiel die Produktivität oder die Qualität – und bereits nach einer Weile muss man die vorgenommenen Verbesserungen prüfen und gegebenenfalls abermals anpassen.

Ziele der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung ist ein recht weites Feld, so dass ihre Ziele auch höchst unterschiedlich ausfallen können. Als wesentlich erweist es sich jeweils, den Status quo herauszufordern. Dieser Weg führt stets über Veränderungen: Um auf einem spezifischen Gebiet Verbesserungen zu erzielen, braucht es effektives Change-Management.

Überall dort, wo konkreter Handlungsbedarf oder ungenutztes Potenzial vorliegt, kann die Prozessoptimierung ansetzen. Ein oft herangezogenes übergeordnetes Ziel bildet die erfolgreiche digitale Transformation von Geschäftsmodellen.

Beispiele für Ziele

Hier einige Beispiele dafür, welche Ziele konkret Gegenstand einer Prozessoptimierung sein können:

• geringere Produktionskosten erreichen

• den Kundendienst effizienter gestalten

• mehr Compliance und Datensicherheit erreichen

• den Verbrauch von Ressourcen reduzieren

  (Video) Wie man mit einem maßgeschneidertem Verpackungskonzept große Effizienzsteigerungen realisieren kann

• analoge Abwicklungen ins Digitale bringen (digitale Transformation)

• in kürzerer Zeit relevante Aufgaben beenden

• nachhaltiger wirtschaften

• die Mitarbeiterzufriedenheit durch eine bessere Work-Life-Balance erhöhen

• eine klarere und zielgerichtetere Kommunikation etablieren

• zur Verfügung stehende Flächen effizienter nutzen

Die Ziele können sich von Fall zu Fall stark unterscheiden. Ebenso empfiehlt es sich, zwischen übergeordneten und untergeordneten Zielen zu differenzieren. Mehr zur Zielsetzung in Unternehmen hier.

Herausforderungen bei der Prozessoptimierung

Die größte Herausforderung bei Prozessoptimierungen bildet das sogenannte “Silo-Denken”: Etablierte Strukturen, Denkweisen und zum Teil auch Hierarchien müssen erst einmal aufgelöst werden – das nimmt mitunter mehr Zeit und Mühe als gedacht in Anspruch. So finden sich fast immer Personen in Schlüssel-Positionen, die sich Änderungen kritisch gegenüber stellen oder diese gar verhindern möchten.

Änderungsprozesse gehen häufig tiefer als gedacht: Veränderungen in einem spezifischen Bereich tangieren wiederum bestimmte andere Sektoren. So zeigt sich eine tiefgehende Prozessoptimierung schnell als ein enormes Puzzle, bei dem alle Teile möglichst perfekt ineinandergreifen müssen.

Es fällt oft schwer, etablierte Organisationen und Vorgänge aufzulösen. Schließlich bringen Änderungen es mit sich, dass wohlbekannte gute Praktiken nicht mehr zum Einsatz kommen. Dies birgt die Gefahr, dass die Optimierung in der Wahrnehmung als eine Verschlechterung erscheinen kann.

Hindernisse überwinden: Hilfreiche Vorgehensweisen

Wesentlich ist: Eine Prozessoptimierung ist ein umfangreiches Projekt – und als solches sollten wir sie auch ansehen.

Hier einige Tipps, um Herausforderungen zu lösen / effektiv anzugehen:

• Auf Basis von Daten agieren: Prozessoptimierungen sollten klar begründet, logisch aufgebaut und eindeutig nachvollziehbar sein. So ergibt zum Beispiel ein Digitalisierungsprojekt – häufig berechtigterweise eine hohe Priorität – wenig Sinn, wenn der Bedarf dafür nicht deutlich genug erkennbar ist. Damit sie wirklich sinnvoll sind und auch Widerständen trotzen können, sollten Prozessoptimierungen möglichst auf Basis von Daten erfolgen.

• Sich Verbündete suchen: Eine Idee kann noch so genial sein: Wenn nicht genügend Menschen für sie eintreten, wird sie kaum gelingen. Somit zählt es, möglichst früh auf eine geplante Prozessoptimierung aufmerksam zu machen. Indem Sie bestimmten Personen den Nutzen prägnant darlegen, werden diese eher ihre Unterstützung anbieten.

So gibt zum Beispiel Pascal Niquille, ehemaliger CEO der Zuger Kantonalbank, zu verstehen: “Versuchen Sie, Leute auf Ihre Seite zu bringen. Das ist das Wichtigste, was Sie als Führungskraft haben.” Mehr dazu in dieser englischsprachigen Podcast-Episode.

• Projekte langfristig planen: Projekte wie digitale Transformationen oder Prozessoptimierungen dauern oft länger als gedacht. Es erweist sich als essentiell, einen ausreichenden Zeitraum für sie zu definieren. Ebenso muss nicht gleich am Anfang eine Lösung für jedes Problem da sein. Entscheidend ist, dass Fortschritte entstehen – mit Kontinuität und Beharrlichkeit.

• Informationen frühzeitig teilen: Eine Prozessoptimierung, von der (zunächst) kaum jemand weiß, stößt üblicherweise auf wenig Verständnis und mitunter reichlich Gegenwind. Je eher und umfassender andere informiert sind, desto wahrscheinlicher heißen sie das Vorhaben gut. So kann sich auch jeder einfacher auf die damit einhergehenden Änderungen einstellen.

• Mit einer hinreichenden Adaptionsphase arbeiten: Ist eine Prozessoptimierung abgeschlossen, kann sich schnell Ernüchterung breit machen. Schließlich treten die erhofften Erfolge nicht immer sofort ein, manchmal treten gar zeitweilige Verschlechterungen auf. Ergo sollten Sie die Resultate über einen hinreichend langen Zeitraum betrachten. Die Berücksichtigung einer gewissen Adaptionsphase ist ungemein wichtig.

Prozessoptimierung: Adäquate Methoden

Wer Prozesse zufriedenstellend optimieren möchte, benötigt dafür die passenden Methoden. Wo betriebliche Vorgehensweisen mitunter sehr komplex sind, müssen Veränderungen auf eine passende Art und Weise angegangen werden.

Dabei empfiehlt es sich, strukturiert vorzugehen und Methoden anzuwenden, die als ein System für die Prozessoptimierung fungieren.

Hier einige bewährte Verfahren im Überblick:

Entwickeln von Ideen

Hier handelt es sich zwar noch nicht um die Prozessoptimierung selbst, doch die Ideenfindung leitet dieselbe ein – ein ganz entscheidender Faktor. Teams oder Projektgruppen sollten hier Offenheit walten lassen und die vorliegenden Probleme beziehungsweise Fragestellungen fundiert gemeinsam besprechen. Auf Basis dessen lassen sich mögliche Lösungsansätze entwickeln.

Kreativmethoden

Im Meeting-Kontext kommen verstärkt Brainstormings – oder auch Brainwritings – zum Einsatz, um kreative Lösungswege zu erarbeiten. Techniken wie die 635-Methode (6 Teilnehmer, 3 Ideen, 5 mal weiterreichen) helfen dabei, Probleme strukturiert zu lösen und in kurzer Zeit möglichst viele Ansätze auszuarbeiten.

Analysen

In einer bestimmten Form sind Prozessverbesserungen immer an Analysen gebunden: Um Veränderungen und Anpassungen durchzusetzen, muss der Bedarf klar festgestellt und das spätere Ergebnis im Idealfall klar zu bewerten sein. Anstatt zu sehr einem Aktionismus zu verfallen, lohnt es sich, Prozesse strikt auf Basis von Daten zu optimieren. Lassen sich Bedarf und Nutzen anhand von Zahlen klar feststellen, bildet das einen guten Rahmen für eine Optimierung.

Spezifische Methoden der Prozessoptimierung

Es stehen einige spezifische Methoden zur Prozessoptimierung zur Verfügung. Welches Vorgehen dabei richtig ist, kann sich von Fall zu Fall ganz unterschiedlich darstellen. Hier nun exemplarisch drei Methoden zur Prozessverbesserung im Überblick:

1. Kaizen: Das Prinzip kontinuierlicher Verbesserung

Wer nachhaltige Erfolge erzielen möchte, muss auf Kontinuität setzen. Dies ergibt insofern viel Sinn, als dass eine Prozessoptimierung – weg vom zeitlich begrenzten Projekt-Denken – zu langfristigen Veränderungen und positiven Unterschieden führen soll. Eben darauf setzt Kaizen: Die japanische Philosophie setzt sich aus “Kai” (Veränderungen) und “Zen” (zum Besseren) zusammen. Die Verbesserungen sollen zu jeder Zeit und von jeder Seite aus erfolgen. Es ist ein umgreifender Prozess.

Als wichtiger Pfeiler für langfristige Unternehmensstrategien baut Kaizen auf Folgendem auf:

• gegenwärtige Situationen genau erfassen

• Probleme – ausgehend von ihren Grundursachen – beseitigen

• sämtliche Mitarbeiter in den Prozess integrieren

• Teamarbeit in den Mittelpunkt stellen

• hervorragende Prozesse etablieren, um gute Ergebnisse zu liefern

Im Wesentlichen geht es darum, Aktivitäten, die Mehrwerte generieren, gezielt zu optimieren. Was nicht dazu beiträgt oder gar zu Verschwendungen führt, wird dagegen beseitigt.¹

Für die Kaizen-Methode gibt es ein berühmtes Erfolgsbeispiel:

• eine effizientere Unternehmenskultur für Porsche: Anfang der 90er-Jahre verhalfen japanische Kaizen-Experten den deutschen Sportwagen-Hersteller aus der Krise. Diese veränderten – ausgehend von Workshops – das Produktionssystem und die Unternehmenskultur. Anstatt etwas komplett Neues einzusetzen, wurden vorhandene Vorgehensweisen optimiert und verbessert eingesetzt. Im Wesentlichen war es die Belegschaft, die effizienter agierte, Qualität mehr im Blick hatte und eine positive Unternehmenskultur prägte.²

2. Der DMAIC-Prozess

Hier handelt es sich um den fest strukturierten Prozess der statistischen Verbesserungsmethode Six Sigma. Es geht also um Optimierungen auf Basis von Daten. Das Vorgehen stammt aus dem Fertigungssektor und soll Mängel beziehungsweise Abweichungen am Endprodukt reduzieren.

Die Abkürzung setzt sich so zusammen:

• Definieren (Define)

• Messen (Measure)

• Analysieren (Analyze)

• Verbessern (Improve)

• Kontrollieren (Control)

Auch hier geht es vermehrt um das Analysieren, um Problemen auf den Grund zu gehen und Ursache-Wirkung-Zusammenhänge zu erkennen. Entscheidend ist es, die Einflussgrößen zu ermitteln, die zu einem Problem führen. Steht die zugrundeliegende Ursache fest, lassen sich kontrollierbare Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.³

Hier das ultimative Beispiel für DMAIC:

• Geprägt vom Management-Experten Jack Welch, führte die Methode einen elementaren Wandel beim US-Unternehmen General Electric (GE) herbei. Tatsächlich machte sie GE zu einem höchst profitablen Unternehmen und Welch zur Management-Legende. Jener betrieb konsequente Verbesserungen, trennte sich von allem, was Verlust brachte, und investierte entscheidend in zukunftsrelevante Technologien.⁴

3. Der PDCA-Zyklus

Diese interaktive Form der Prozessoptimierung setzt auf ein simples Prinzip:

1. Planen (Plan)

2. Durchführen (Do)

3. Überprüfen (Check)

4. Handeln (Act)

Diese vier wichtigen Schritte stellen keine einmaligen Aktionen dar, sondern werden immer wieder durchlaufen – solange, bis das gewünschte Ergebnis erreicht wurde.

Der PDCA-Zyklus spielt eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement. Die Methode spielt eine wichtige Rolle, um zum Beispiel die Produktion oder das Management zu verbessern. Plan-Do-Check-Act geht in seinen Ansätzen bereits um die 400 Jahre zurück und weist Verbindungen zu Galileo Galilei und dem englischen Philosophen Francis Bacon auf. In ihrer heutigen Form stammt diese Methode zur Prozessoptimierung – genau wie Kaizen – aus Japan.⁵

Prozesse optimieren auf Basis von Daten

Datengestützt vorzugehen, hat im Geschäftsleben enorme Vorteile: Probleme sowie Zusammenhänge lassen sich klar und logisch erfassen, Argumentationen erhalten die nötigen Belege. Daten geben Struktur, Sicherheit und Glaubwürdigkeit.

In der Prozessoptimierung, die stark unter analytischen Gesichtspunkten stattfindet, bekommen Daten ein besonderes Gewicht. Sie messen nicht nur den (Miss-)Erfolg, sondern stellen auch oft das unmittelbare Ziel dar – zum Beispiel, wenn es um die Zielgruppen-Analyse geht. Und auch typische qualitative Faktoren wie die Work-Life-Balance profitieren von einer Quantifizierung, um eine konsequente Verbesserung zu erfahren.

Die gute Nachricht an dieser Stelle lautet, dass es noch nie so einfach wie heute war, Prozesse auf Basis von Daten zu optimieren. So bietet die fortgeschrittene DigitalisierungUnmengen von ungenutztem Potenzial, um Abläufe zu verbessern und geschäftlich erfolgreicher zu sein:

• Durch valide Daten lassen sich Prozesse inklusive ihrer Varianten abbilden.

• Dank Cloud Computing lassen sich insgesamt mehr Daten nutzen, um zum Beispiel Big-Data-Analysen durchzuspielen.

• Durch mehr Transparenz und nachweisbare Fakten müssen Prozessoptimierungen nicht länger auf Mutmaßungen basieren.

• Mit Daten gelingen Verbesserungen zielgerichteter, bis zur Automatisierung ganzer Prozesse.⁶

• Die Resultate einer Prozessoptimierung sind klar zu evaluieren: An Fehlern und Schwachstellen arbeitet man solange, bis die Daten den gewünschten Erfolg anzeigen.

Solide Datenlage bildet eine wichtige Voraussetzung

Die Grundvoraussetzung dafür ist es ganz klar, überhaupt Daten zu erheben. Denn in vielen Unternehmen liegen bei Weitem nicht für alle Prozesse aussagekräftige Daten vor. Doch es braucht harte Fakten, um bestimmte Bereiche logisch, strukturiert und überprüfbar zu optimieren. Definiert man ein Unternehmensziel, so sollte der Fortschritt möglichst anhand von Daten eindeutig überprüfbar sein.

Beispiel:

• ohne Datenbasis: Den Mitarbeitern Fortbildung in Form spezifischer Kurse ermöglichen.

• mit Datenbasis: Jeder Mitarbeiter soll im nächsten halben Jahr die Möglichkeit bekommen, drei qualifizierende Kurse abzuschließen und sich in einem Forum über die erzielten Fortschritte auszutauschen.

Ist erst einmal die Grundlage für Daten geschaffen, lassen sich Prozesse auf Basis jener optimieren, ob es nun um die Mitarbeiter-Qualifizierung, komplexe Vertriebsstrukturen oder um die Effizienz von Software-Lösungen geht.

Die Schritte bei der datenbasierten Prozessoptimierung

So kann der gesamte Prozess auf Basis von Daten vonstatten gehen:

1. Den Ist-Zustand abbilden.

2. Mögliche Schwachstellen identifizieren.

3. Einen verbesserten Prozess entwickeln.

4. Den neuen Prozess umsetzen.

5. In die kontinuierliche Optimierung übergehen.

Die Phasen 1, 2 und 5 sind dabei stark an Analysen gebunden und in einem direkten Sinn an Daten gebunden, um valide Aussagen zu treffen und passende Maßnahmen zu ergreifen.

Fazit: Optimierung erfordert einen fortlaufenden Prozess

Verbesserungen und Anpassungen unterliegen oft einem typischen Projekt-Denken: Unternehmen identifizieren einen gewissen Bedarf und stellen ihre Bemühungen wieder ein, sobald sie ein bestimmtes Ergebnis erzielt haben – oder andere Prioritäten vorliegen.

Eine nachhaltige Prozessoptimierung lebt jedoch von Kontinuität: Nur mit ständigen Verbesserungen oder Adaptierungen lässt sich die langfristige Wettbewerbsfähigkeit in einem bestimmten Bereich sicherstellen. Nach dem Kaizen-Prinzip sollten Unternehmen ständig von Neuem den Status quo herausfordern.

Im digitalen Zeitalter geschieht die Prozessoptimierung dabei vordergründig auf Basis von Daten. Dies ist notwendig, um logische Zusammenhänge aufzuzeigen, adäquate Lösungsmodelle zu entwerfen und die geleisteten Maßnahmen zu überprüfen.

Insgesamt profitiert die Prozessoptimierung sehr von einem strukturierten Vorgehen. Dieses begreift man im besten Fall als einen Zyklus: Sind die erforderlichen Schritte durchlaufen worden, beginnt der Prozess nach einer gewissen Zeit von Neuem. Die Optimierung hat einen klaren Anfang, aber kein eindeutig ersichtliches Ende.

1. Kaizen Definition, Refa, 2022.

2. Kaizen Beispiele, 2ease, 2022.

3. 7 Methoden zur Prozessverbesserung, die Sie kennen sollten,Sarah Laoyan, Asana, 2021.

4. DMAIC – Eine Methode für optimale Prozesse und noch bessere Produkte, Büro-Kaizen, 2022.

5. PDCA – Plan-Do-Check-Act, sevDesk, 2022.

6. PROZESSE OPTIMIEREN: Effiziente Geschäftsabläufe? Ihre Daten weisen Ihnen den Weg, Oraylis, 2022.